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Gare d’appalto e gestione struttura di subfolder molto puntuale,

ed è fondamentale conservare il versio-
ning di tutti i documenti creati in modo
documentale: gli strumenti da avere sempre e con facilità a dispo-
sizione le versioni precedenti in caso di
necessità.
Dopo l’invio della gara, sia in caso di vit-
giusti per non sbagliare toria che di perdita, è sempre opportuno
registrare le motivazioni e i punti di forza/
debolezza dell’offerta presentata.
Un’azienda deve
predisporre i propri
“sistemi affinché qualsiasi
passaggio cruciale della
gestione dell’intera
gara venga notificato ai
diversi attori coinvolti
gestione dei documenti nell’ambito delle • archiviare tutti i documenti di gara
gare d’appalto, per individuare le criticità, (capitolato, specifiche tecniche, do- nella sua preparazione,
e definire un corretto workflow da attuare cumentazione amministrativa); permettendo ai
attraverso sistemi informatici adeguati. • definire per ciascun documento o
area documentale i diritti per i diver- responsabili di gestire le
Per gestire i documenti si utenti che devono visualizzarli e/o autorizzazioni anche in
nell’ambito della gare • editarli; mobilità
definire i livelli di riservatezza dei dati;
“d’appalto, è necessario • effettuare un’analisi dei rischi (su Pae-
definire un corretto • se, logistica, costi, etc.); Bisogna predisporre i propri sistemi af-
richiedere l’autorizzazione a procede-
finché qualsiasi passaggio cruciale della
workflow e attuarlo re alle persone preposte. gestione dell’intera gara venga notifi-
attraverso sistemi cato ai diversi attori coinvolti nella sua
informatici adeguati Terminata questa prima fase, se si è deci- preparazione. Inoltre, è di fondamentale
importanza che i sistemi adottati con-
so di non procedere, la gara dovrà essere
archiviata: è sempre utile, a fini di analisi, sentano ai responsabili delle commesse
Per una corretta gestione documentale, in registrare anche le motivazioni che hanno di gestire le diverse autorizzazioni anche
fase di valutazione di fattibilità, è importan- portato a tale scelta. in mobilità.
te: Se, al contrario, la fase di valutazione dà è poi sempre utile analizzare l’andamento
• archiviare tutti i riferimenti anagrafici esito positivo, si renderà necessario pro- della partecipazione alle procedure d’ap-
della stazione appaltante; cedere alla definizione dei documenti di palto, attraverso la creazione di opportuni
• registrare sui propri sistemi l’opportu- offerta. report.
nità di vendita, qualificandola attraver- La documentazione di offerta deve In ultimo, i sistemi di gestione docu-
so una serie di dati (stima economica, quindi essere suddivisa nelle diver- mentale adottati devono sempre pre-
Paese di installazione, stime tecniche, se tipologie (amministrativa, tecnica, vedere una gestione simultanea di più
consegne, etc.); economica, probatoria) attraverso una procedure, per permettere all’ufficio

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